La rédaction de courriers administratifs est un exercice presque quotidien dans la vie de beaucoup de gens. Par contre, il existe encore plusieurs personnes qui ne s’y connaissent pas pour diverses raisons. Elles sont obligées de recourir à un proche avant de produire cette correspondance. Pour apporter une solution à cela, nous avons jugé bien de faire une lumière sur les grandes étapes de la rédaction d’un courrier administratif.
Les trois premiers éléments de bases
De manière générale, un courrier administratif comporte 5 éléments. Les trois premiers sont l’entête, le contexte et la demande en question. En ce qui concerne l'en tête, elle est constituée d’une part, des coordonnées de l’expéditeur et du destinataire puis de l’identification du service concerné. D’autre part, la date et l’objet de la demande ou les références du dossier. Le contexte quant à lui consiste à introduire la demande et préciser dans quel cadre s’inscrit la lettre. Ce deuxième est important et est fait en une ou deux phrases au plus. Le troisième élément, c’est la demande proprement dite. Ici, il s’agit pour l’expéditeur d’exposer la demande en détaillant toutes les informations qu’ils souhaite passer. Pour la suite de la requête, il est important d’apprendre comment identifier l’envoyeur d’une lettre recommandée. Pour comprendre pourquoi cela est important, visitez ce site web.
Deux autres éléments qui ne doivent pas manquer dans un courrier administratif
Les deux autres éléments incontournables dans la production d’un courrier administratif, sont la formule de politesse et la signature. La formule de politesse consiste pour l’expéditeur à terminer sa note par une phrase courtoise. Dans la pratique, il faut conclure son courrier avec respect et considération vis-à-vis du destinataire en raison de son autorité. Enfin, la signature n’est rien d’autre que l’émargement apposé totalement en bas de la lettre. Il ne faut pas exagérer dans tous les cas, car cela ne fait pas bonne impression. Par ailleurs, une relecture est importante pour améliorer la qualité du contenu.
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